退職の挨拶メール文面例と送るタイミング！社内・社外別のマナー

退職挨拶メールを送る基本のタイミング

退職の挨拶メールは、送る相手によってタイミングを分けるのが社会人のマナーです。

送るのが早すぎると社内外がざわついてしまいますし、遅すぎると引き継ぎの挨拶が間に合わなくなってしまいます。

目安となるタイミングは以下の通りです。

• 社外の取引先：退職の2週間〜3週間前。後任の紹介や顔合わせの日程を調整するため、余裕を持って送ります。
• 社内全体・他部署：最終出社日の夕方（終業の1〜2時間前）。日中に送ると返信対応で最後の片付けや業務が進まなくなるためです。
• 同じ部署やチーム：社内での公式発表があった後に口頭で伝え、最終出社日の終わりに改めてメールでお礼を送ります。

社外へ連絡する前に、社内での退職発表（内示）が済んでいるかを上司に確認してから送信しましょう。

取引先向け挨拶メールの文面と後任の紹介

取引先に送るメールでは、「退職の報告」「これまでの感謝」「後任者の紹介」を簡潔に書きます。

退職理由は個人的な愚痴などを書かず、「一身上の都合」と書くのがビジネス上の礼儀です。

取引先向け挨拶メールの文面例

取引先に送る標準的なメールの構成例です。

件名：退職のご挨拶および後任のご案内【株式会社〇〇 氏名】
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により〇月〇日をもちまして退職することとなりました。
在職中は〇〇様から温かいご指導をいただき、心より御礼申し上げます。

後任は、同じ部署の〇〇（後任氏名）が担当いたします。
後日改めてご挨拶に伺いますが、取り急ぎ連絡先をご案内いたします。
【後任担当者】
氏名：〇〇 〇〇
メール：[email protected] / 電話：03-0000-0000

今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
署名

後任者の連絡先を明確に記載しておくと、相手も安心して業務の連絡を続けられます。

社内全体・お世話になった人への文面例

社内向けのメールは、全社向けの一斉送信と、特にお世話になった人への個別送信でトーンを使い分けると丁寧です。

全社向けには長々と書かず、シンプルに感謝を伝える文面にしましょう。

社内一斉送信向けの文面例

社内全体へ送る定型文の例です。

件名：退職のご挨拶【〇〇部 氏名】
社員の皆様
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により本日をもちまして退職いたします。
在籍中は至らない点も多かった私を温かく支えていただき、心より感謝申し上げます。
皆様とご一緒できた経験を、今後の人生でも大切にしてまいります。
本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご報告となりましたことをご容赦ください。
皆様のご健康と会社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。
署名

親しい同僚や上司には、業務終了時に直接口頭でも一言お礼を伝えると気持ちよく送り出してもらえます。

宛先別送信タイミングとマナーチェック

メールを送る際の宛先設定やチェック項目をまとめました。

社外へ複数の取引先に一斉送信する場合は、アドレスが他の人に見えないよう「BCC」に設定することを徹底してください。

個人の連絡先をメールに載せる際の基準

退職後も個人的につながっていたい同僚がいる場合、個人の連絡先を書いてもよいか迷いますよね。

相手との距離感に合わせて載せるかどうかを判断しましょう。

• 取引先へのメール：私用の電話番号やSNSは載せないのが原則です。会社の情報を持ち出そうとしていると誤解されるのを防ぐためです。
• 社内の一斉メール：全社メールに個人のLINEや電話番号を載せるのは避けましょう。
• 親しい同僚へのメール：個別にお礼を送るメールに「今後の連絡先です」と私用メアドやSNSを添えるのは全く問題ありません。

会社のPCやチャットアカウントは退職日に使えなくなります。連絡を取り合いたい人とは、最終出社日までに連絡先を交換しておきましょう。

感謝を伝えて気持ちよく次の道へ進もう

挨拶メールを丁寧に送ることで、これまで築いてきた人間関係を大切にしたまま次のステップへ進めます。

これからのキャリアや転職に向けた情報収集には、厚生労働省 ハローワークの支援などの公的な窓口も活用できます。

気持ちのよい挨拶で現在の職場を締めくくり、新しい場所で自信を持ってスタートを切りましょう。